Wdrożenie systemu zarządzania projektami
Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć oprogramowanie odpowiednie do modelu pracy i oczekiwań Twojego zespołu.
Jak wybrać i wdrożyć program do zarządzania projektami?
Programów do zarządzania projektami są setki, a w nich tysiące zaawansowanych funkcji. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy mają problem z samodzielnym dokonaniem wyboru narzędzia, które usprawni w ich organizacjach proces zarządzania zadaniami.
Współpracując z wieloma firmami MŚP w Polsce, zauważyliśmy, że źle dobrane bądź nieodpowiednio wdrożone oprogramowanie do zarządzania projektami wpływa destrukcyjnie na organizację pracy zespołu. Wiemy, że najważniejsze jest dobranie systemu, który odpowiada specyfice prowadzonych projektów.
W dobrym programie nie chodzi tylko o zarządzanie zadaniami, zaawansowane raporty, intuicyjny interfejs użytkownika, czy możliwość pracy nad projektami online. Optymalne wsparcie zespołu podczas realizacji projektów wymaga analizy wielu zmiennych. Takich jak możliwość integracji z innymi narzędziami (minimum to system CRM, ponieważ projekty są zazwyczaj prowadzone po wygraniu szansy sprzedaży) oraz możliwość tworzenia szablonów projektów odpowiednich do potrzeb zespołów pracujących.
Dobierzemy odpowiednie dla Twojego zespołu oprogramowanie do zarządzania projektami oraz zadbamy o kwestie techniczne jego uruchomienia.
Co zapewni Ci program do zarządzania projektami?
- Pomoże sprawnie przygotować harmonogram projektu;
- Ułatwi planowanie pracy wszystkich członków zespołu w czasie i zarządzanie zasobami;
- Stworzenie czytelnej listy zadań oraz szacowanie czasu pracy dla każdego konkretnego zadania;
- Szablony projektów, dzięki którym szybko opracujesz plan realizacji poszczególnych zadań (daty oraz zakres odpowiedzialności);
- Wsparcie komunikacji zespołowej (poprzez wbudowany komunikator, dodawanie i udostępnianie plików oraz wspólną przestrzeń na notatki);
- Zarządzanie budżetem projektu i jego realizacją w czasie rzeczywistym;
- Możliwość zarządzania zespołem i monitorowania czasu pracy (możesz śledzić postępy prac, więc widzisz czy są wolne moce przerobowe);
- Program pozwala wykryć wąskie gardła w realizacjach i daje możliwość natychmiastowej reakcji;
- Dołączanie klientów i współpraca z nimi w jednym systemie możesz komunikować się z klientami
- Aplikacja mobilna usprawnia proces zarządzania zadaniami (możesz tworzyć projekty z dowolnego miejsca).
Wdrożenie, czyli odpowiednie ustawienie i uruchomienie programu do zarządzania projektami w Twoim zespole to podstawa sukcesu!
Żeby program do zarządzania projektami mógł zagościć w Twojej firmie i realizować swoje zadanie musi zostać prawidłowo wdrożony. Dzięki temu program będzie optymalnie wykorzystywany, a cały zespół będzie znał i wykorzystywał dostępne możliwości.
Chcesz skutecznie zarządzać projektami?
Chcesz skutecznie zarządzać projektami?
Skonsultuj z nami Twoje potrzeby. Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć oprogramowanie, dzięki czemu lepiej zorganizujesz swoje projekty.
Jakie narzędzia wdrażamy?
Kto wdraża narzędzia?
Zobacz jak przebiega wdrożenie z SellWise
Przygotowanie i warsztat przedwdrożeniowy
Interesują nas Twoje procesy i model pracy, dzięki temu prawidłowo wdrożymy rozwiązania do zarządzania projektami w Twojej organizacji.
Ustawienie systemu i wdrożenie zespołu
Na tym etapie zapoznajemy zespół z nowym środowiskiem pracy oraz możliwościami, jakie daje oprogramowanie do zarządzania projektami. Ustawienie systemu jest kluczowym elementem wprowadzenia procesu z sukcesem.
Rozpoczęcie pracy i rozwój procesów
Po skutecznym wprowadzeniu zespołu nadchodzi moment rozpoczęcia pracy w systemie.
Podsumowanie i zakończenie
Zakończenia wdrożenia następuje, dopiero kiedy system działa prawidłowo, a zespół sprawnie pracuje.
Szukasz innego systemu?
Chcesz skutecznie zarządzać projektami?
Chcesz skutecznie zarządzać projektami?
Skonsultuj z nami Twoje potrzeby. Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć oprogramowanie, dzięki czemu lepiej zorganizujesz swoje projekty.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Narzędzie systemu zarządzania projektami zbiera w jednym miejscu zadania, dokumenty, terminy i osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy. Zamiast szukać ustaleń w mailach i arkuszach, cały zespół pracuje na jednej karcie projektu. Widzisz, kto co robi, na kiedy i na jakim etapie utknęła praca. To idealne rozwiązanie dla firm poszukujących skutecznego zarządzania projektami. Podstawowe funkcje takie jak lista zadań, ustalanie terminów, kamieni milowych i możliwość komentowania sprawiają, że ustalenia zostają przy danym zadaniu, a nie giną w rozmowie.
Dobre narzędzie sprawdza się w realnych projektach, nie tylko na papierze. Widać to szczególnie przy zespołach, które prowadzą wdrażanie nowych produktów, bo tam wprowadzenie zmiany, opracowanie harmonogramu i zaangażowanie wielu osób muszą działać razem. Dobieramy system pod Twoją działalność firmy, a nie pod ogólny wzorzec. Zależy nam na zapewnieniu, że narzędzie odciąży zespół, a nie doda mu pracy.
Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od tego, jak pracują Twoje zespoły projektowe, a nie od liczby funkcji w cenniku. Najpierw ustalamy, jak wyglądają u Ciebie tworzenie harmonogramów, przypisywanie zadań i przepływ pracy między działami. Dopiero potem dobieramy narzędzie. Dobre wsparcie w zakresie zarządzania projektami zaczyna się od konkretnych potrzeb. Dzięki temu nie płacisz za rozbudowany system dla dużych organizacji, jeśli potrzebujesz prostszych narzędzi dla małych zespołów.
Nie ma jednego najlepszego programu dla wszystkich, bo inne funkcje liczą się np. w zespołach programistycznych, a inne w firmach produkcyjnych. Dla zespołów programistycznych pracujących w sprintach kluczowe będą tablice Kanban i ustawianie zależności między wieloma zadaniami. Dla większych zespołów prowadzących duże inicjatywy ważniejsze bywają wykresy Gantta i śledzenie czasu pracy. Sprawdzamy też kluczowe funkcje pod Twój model pracy: oś czasu i własny widok zadań na każdym etapie projektu.
Tak. Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami radzą sobie zarówno z pracą małych zespołów, jak i z koordynacją wielu zespołów projektowych w dużych projektach. Project manager widzi obłożenie pracowników i zależności między poszczególnymi etapami projektu w jednym miejscu. Tak wszechstronne narzędzie pozwala połączyć pracę zespołów z celami strategicznymi firmy, więc widzisz nie tylko pojedyncze zadania, ale też podgląd całego projektu. Dobieramy rozwiązanie, które wytrzyma skalę Twoich projektów bez chaosu przy każdej większej realizacji.
Wdrożenie obejmuje ustawienie systemu, konfigurację szablonów projektów i przygotowanie zespołu do rozpoczęcia pracy. Samo kupienie licencji nie wystarcza, bo bez poprawnej konfiguracji ludzie wracają do starych nawyków. Przygotowujemy narzędzie pod Twój przepływ pracy i pilnujemy, żeby cały zespół znał dostępne funkcje. To warunek, żeby program skutecznie realizował swoje zadanie w codziennej pracy zespołu.
Zadbamy o wdrożenie nowych użytkowników od pierwszego dnia, żeby także początkujący użytkownicy szybko odnaleźli się w systemie. Pomaga w tym nowoczesny interfejs w języku polskim, w którym nowe osoby ruszają z pracą bez długiego szkolenia.
Tak, i to jeden z kluczowych elementów jego działania. System pokazuje zakres projektu, cele projektu i postęp prac w jednym miejscu, więc widzisz na wczesnym etapie, czy realizacja mieści się w ramach budżetu. Zamiast domysłów masz konkretne działania przypisane do osób i terminów. Kierownik projektu ma podgląd na kolejnych etapach i może szybko reagować, zanim powstanie opóźnienie. To pomaga innym użytkownikom w sprawnej realizacji całego planu projektu.
Tak. Zarządzanie ryzykiem projektu zaczyna się od tego, że widzisz cały proces i poszczególne kroki, a nie tylko efekt. Wczesna identyfikacja zagrożenia pozwala na szybkie reagowanie w zmieniających się warunkach, więc problem rozwiązujesz, zanim uderzy w wyniki finansowe projektu. System pomaga wychwycić zagrożenie na wczesnym etapie, więc podejmowanie decyzji opiera się na danych, a nie na przeczuciu. Dzięki temu utrzymujesz kontrolę nad tym, co faktycznie dzieje się w codziennej pracy, i pilnujesz osiągnięcia sukcesu projektu.